Shadow IT là các dự án CNTT (như dịch vụ đám mây) được quản lý bên ngoài. 

Ví dụ: Bạn đã sử dụng bao nhiêu lần rồi Google Drive để chia sẻ tài liệu công việc một cách nhanh chóng? Sử dụng Zalo? Hay bạn đã bao giờ gửi tài liệu công việc vào e-mail cá nhân của mình để bắt kịp công việc ở nhà chưa? Tất cả những điều đó (trừ khi bạn được tổ chức của mình cho phép sử dụng các dịch vụ này) được gọi là Shadow IT.

Shadow IT là một con dao hai lưỡi: Shadow IT có thể hỗ trợ các hoạt động quan trọng trong tổ chức liên quan đến IT và ngày càng phát triển với sự ra đời của các công cụ hiện đại theo hướng “cloud-based” (Ví dụ: Figma, Canva, . . .); và vì Shadow IT không thuộc sở hữu của công ty, tổ chức; nên nó có thể làm tăng đáng kể các vấn đề, rủi ro liên quan đến công nghệ.

Chúng ta cần thừa nhận hai sự thật: 

• Shadow IT đã, đang trở thành yếu tố cần thiết cho hoạt động kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. 
• Các doanh nghiệp, tổ chức phải nắm bắt thực tế này để có thể khai thác toàn bộ tiềm năng và khả năng tạo ra giá trị của Shadow IT.

Nguyên nhân và rủi ro của Shadow IT

Với đại dịch COVID-19, nhu cầu làm việc từ xa và các dịch vụ kỹ thuật số ngày càng gia tăng. Các bộ phận IT không thể theo kịp, vì thế các bộ phận khác thường tự xử lý các vấn đề liên quan đến IT để tự giải quyết vấn đề.

Một tổ chức không thể tự giải quyết mọi vấn đề liên quan đến IT. Nên ‘nợ kỹ thuật (technical debt)’ luôn đóng một vai trò nhất định cùng với Shadow IT. Hiểu đơn giản: các công ty sử dụng các ứng dụng Shadow IT như một công cụ gắn kết các bộ phận, quy trình lại với nhau khi đang ‘nợ kĩ thuật’.

(Nợ kĩ thuật là gì? Xuyên suốt quá trình phát triển dự án, mọi quyết định kĩ thuật đều đi kèm “một món nợ kĩ thuật” nhất định. Với các dự án dù là công nghệ hay bất kì lĩnh vực nào thì cũng cần phải có hạn chót (deadline) cho mọi công việc. Deadline sẽ giúp đảm bảo dự án phát triển ổn định, đúng thời hạn và còn đảm bảo sự phối hợp tốt nhất giữa những thành viên trong dự án.

Tuy nhiên, đôi khi những deadline được đặt ra không hoàn toàn phù hợp với khối lượng thời gian cần bỏ ra để hoàn thành một công việc cụ thể. Do đó, những lập trình viên sẽ phải có những thỏa hiệp nhất định, với bản thân và cả với đội công nghệ. Họ sẽ phải chấp nhận dùng những “giải pháp tạm thời” để cho ra sản phẩm “chạy được và ổn định” trong thời gian ngắn nhất và sau đó sẽ dành thời gian để cải tiến, nâng cấp thành những giải pháp hiệu quả, có thể tồn tại lâu dài hơn. Đây là cách mà nợ kĩ thuật “hình thành và tích lũy”. Và ‘giải pháp tạm thời’ ở đây chính là Shadow IT).

Tuy nhiên, Shadow IT cũng có thể làm tăng rủi ro của tổ chức, doanh nghiệp. Các ứng dụng thường xuyên được phát triển mà không có sự giám sát của bộ phận IT, có thể vi phạm bảo mật, và những giải pháp không tuân thủ đúng quy định có thể gây ra thiệt hại không đáng có. Ví dụ, tổng chi phí trung bình của một vụ vi phạm dữ liệu, bao gồm cả chi phí kinh doanh và công nghệ, là 4,35 triệu đô la. (Việc không tuân thủ các quy định về dữ liệu như Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) có thể bị phạt lên đến 20 triệu Bảng Anh hoặc 4% doanh thu của công ty)

Shadow IT có thể là một giải pháp xử lý nợ kĩ thuật, nhưng nó cũng có thể là một gánh nặng. Việc này xảy ra khi ứng dụng Shadow IT sử dụng dữ liệu từ các ứng dụng Shadow IT khác mà phòng ban phụ trách không phát hiện, kiểm soát. Các thay đổi đối với hệ thống IT trong tổ chức có thể gây ra sự gián đoạn cho hoạt động kinh doanh.

Biến Shadow IT trở thành một tài sản chiến lược

Hầu hết các tổ chức có hai hệ thống công nghệ dành cho doanh nghiệp riêng biệt

Về mặt Shadow IT, các mô hình, giải pháp kinh doanh cũ được chuyển thành các giải pháp kỹ thuật số — thường là trên các nền tảng Low-code / No-code (LC / NC) như Excel — thiếu nền tảng hệ thống công nghệ thông tin và quy trình phát triển có cấu trúc.

Một điều khá thú vị có thể xuất hiện khi các tính năng IT của một tổ chức mở rộng việc phát triển theo hướng Shadow IT bằng cách cung cấp các nền tảng LC / NC và đón nhận các nhà phát triển để bộ phận IT có thể xây dựng hệ sinh thái CNTT cho tổ chức và chia sẻ nó. Hình dưới cho thấy quan hệ giữa CNTT với các bên liên quan để cung cấp một bức tranh toàn cảnh: doanh nghiệp được tối ưu hóa bằng cách ứng dụng LC/NC. Các phân khúc No-code, Low-code và Pro-code có thể cho ta thấy một cái nhìn đầy đủ về khả năng phát triển của doanh nghiệp.

Kết quả tạo ra có thể vô cùng, vô tận. Hãy tưởng tượng những business developer (các lập trình viên có background là non-IT sử dụng LC/NC để phát triển sản phẩm) có thể xây dựng và đổi mới những gì nếu CNTT cung cấp cho họ các công cụ và hướng dẫn thích hợp về thiết kế, phát triển và bảo mật của tổ chức. Ví dụ: các nền tảng hàng đầu như Mendix hoặc OutSystems sẽ đi kèm với khả năng tuân thủ và bảo mật mạnh mẽ sẽ giải quyết được vấn đề như việc nhiều tổ chức lớn phải vật lộn, khó khăn trong việc thực hiện quá trình phát triển ứng dụng. Với quy trình thích hợp, các tổ chức có thể nâng cấp Shadow IT thành công, để sử dụng một cách hiệu quả hơn rất nhiều.

Để làm được như vậy, phòng ban IT phải phát triển phù hợp với doanh nghiệp bằng các nguyên tắc quản trị phù hợp và có sự nhanh nhẹn, hoạt động liên kết, chặt chẽ và nhanh chóng. Bất kỳ quy trình dài dòng, cồng kềnh cũng có thể cản trở tốc độ phát triển và ngăn cản sự đổi mới, khiến các phòng ban, đội nhóm thụt lùi. Thay vào đó, các tổ chức nên tìm một nơi trung gian, vì lợi ích của các bộ phận kinh doanh, CNTT giúp hai bên hợp tác chặt chẽ với nhau.

Cách các nhà phát triển đóng góp vào việc tạo ra giá trị

Các nhà phát triển doanh nghiệp có ba cách để tạo ra giá trị khi cộng tác với phòng ban CNTT: tăng cường các ứng dụng hiện có, nhanh chóng tạo prototype các ý tưởng mới và sử dụng nền tảng LC / NC ở quy mô doanh nghiệp.

• Tăng cường tính ứng dụng có nghĩa là các business developer trong các phòng ban và nhóm làm việc xây dựng các ứng dụng để lấp đầy các tính năng còn thiếu trong hệ thống cốt lõi. Ví dụ: họ có thể tạo luồng giao diện người dùng mới và kết nối luồng đó với các hệ thống cốt lõi hiện có.
• Công việc kinh doanh luôn phải nâng cấp và các prototype có thể giúp ích cho việc thử nghiệm và đánh giá các ý tưởng mới. Khi được xây dựng trên nền tảng LC / NC, một nguyên mẫu có thể được chuyển sang sản phẩm hoàn thiện một cách nhanh chóng sau khi ý tưởng đã được xác nhận. Các lập trình viên chuyên nghiệp có thể bắt tay vào làm việc trên các lĩnh vực ứng dụng phức tạp hơn để sẵn sàng sản xuất và cũng có thể giúp tạo ra các thành phần có thể tái sử dụng cho các ứng dụng trong tương lai.
• Khi cùng xây dựng các ứng dụng có quy mô lớn, các “business developer” sẽ là một phần của nhóm để xác định các yêu cầu về front-end và cung cấp low-code logic. Các phòng ban CNTT cung cấp giải pháp kiến ​​trúc, thiết kế, tinh chỉnh ứng dụng cũng như thực hiện các công việc kỹ thuật phức tạp.

Nền tảng LC / NC cung cấp các cách để tùy chỉnh và mở rộng các khả năng vượt trội. Khi thực hiện bất kỳ kế hoạch nào trước đó, bạn sẽ có xu hướng tập trung vào các chức năng phức tạp, nhưng những bổ sung như vậy có thể làm giảm hiệu suất, cản trở việc bảo trì và nâng cấp nó trong tương lai. Do đó, điều cần thiết là phải tạo, thiết kế sự bảo vệ để giảm bớt sự phức tạp bằng những giải pháp thích hợp. Ví dụ về sự liên quan về thiết kế kiến ​​trúc hiện đại: các thành phần mô-đun xây dựng của IT thông qua các dịch vụ vi mô có thể được sử dụng thông qua API bởi các ứng dụng LC / NC (có thể tái sử dụng), do đó giảm độ phức tạp trong phát triển.

Chọn nền tảng phù hợp

Không giống như các lập trình viên chuyên nghiệp, các business developer không được đào tạo về kỹ thuật phần mềm. Do đó, nền tảng cần phải trực quan và hỗ trợ phát triển, hợp tác cùng nhau từ khi bắt đầu cho đến khi phát hành. Nền tảng quản lý của ứng dụng phải dễ sử dụng. Ngoài ra, thời gian sử dụng của nền tảng nên được đánh giá bằng sự hỗ trợ tích cực của cộng đồng.

Tiện ích của một nền tảng được khuếch đại khi nó có thể kết nối với các hệ thống khác và ngược lại. Do đó, các nền tảng tốt nhất nên có các thuộc tính sau:

• Các đầu nối out-of-the-box có sẵn cho các hệ thống chính của bên thứ ba
• Phát triển tùy chỉnh các trình kết nối với tùy chọn cung cấp chúng trên thị trường để tái sử dụng
• Khả năng cho các hệ thống hạ nguồn khác kết nối với nền tảng thông qua API và tạo dữ liệu xuất cho các trường hợp sử dụng phân tích

Khi đánh giá các nền tảng LC / NC, có nhiều vấn đề cần cân nhắc, nhưng trong đó, hai khía cạnh quan trọng nên ưu tiên. Đầu tiên, khả năng kết nối với các “extension” là khả năng doanh nghiệp xây dựng các tính năng và mô-đun có thể cài đặt vào nền tảng mà không cần phải nâng cấp trong tương lai. Thứ hai, các mô hình lưu trữ, chẳng hạn như on-premises, hybrid, cloud, mutilcloud và SaaS, phải phù hợp với mục tiêu và các yêu cầu quy định của doanh nghiệp.

Vận hành nền tảng Low-code hoặc No-code

Mô hình hoạt động phải phù hợp với các kiểu phát triển khác nhau (Low-code, no-code và pro-code) và với sự hỗ trợ của phòng ban IT trong suốt hành trình. Ví dụ, bộ phận IT có thể cần cung cấp phát triển Low-code hoặc pro-code để tích hợp các giải pháp với hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp.

Một thách thức để tuyển dụng các nhà phát triển pro-code có kinh nghiệm từ CNTT, vì việc hỗ trợ các nền tảng LC / NC chưa được coi là một nghề nghiệp tốt. Do đó, mọi tổ chức cần phải suy nghĩ trong việc tạo ra một nền văn hóa nơi sẽ tạo điều kiện cho các nhà phát triển LC / NC, để mọi người nhận ra giá trị mà họ đang tạo ra. Nói chung, việc thiết lập một cộng đồng  LC / NC với Pro-code cho doanh nghiệp và cộng đồng IT là điều cần thiết để phát triển mô hình này.

Kết, ngoài vô vàn lợi ích đem lại, Shadow IT vẫn có thể gây ra rủi ro nghiêm trọng. Nhưng chúng ta đang có một cơ hội đáng kinh ngạc để biến nó thành một lĩnh vực đổi mới và phát triển thần tốc. Cuộc đổi mới sẽ bắt đầu với việc lấy kho các ứng dụng Shadow IT, sau đó chọn các nền tảng LC / NC phù hợp với nhu cầu. Tiếp theo, chúng ta phải cung cấp cho các nhà phát triển doanh nghiệp  lộ trình để tận dụng các nền tảng mới hiệu quả. Cuối cùng, các tổ chức nên cùng tạo ra một mô hình hoạt động end-to-end để giảm thiểu rủi ro, duy trì sự nhanh nhẹn và khuếch đại các khả năng kỹ thuật số của tổ chức bằng Shadow IT để mang lại giá trị tốt nhất.

Nguồn bài viết: McKindsey

Nếu bạn quan tâm đến các serie bài viết về việc phát triển sản phẩm, bạn có thể theo dõi serie “Chuyện Sản Phẩm” của cộng đồng Táo Khởi Nghiệp nhé!