Xu hướng biến đổi theo hoàn cảnh
Thời gian gần đây, do diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, phương thức làm việc từ xa được khuyến khích áp dụng, những ông trùm như Microsoft, Amazon và Twitter cũng tận dụng phương thức này một cách hiệu quả. Các tổ chức và cá nhân đã sẵn sàng để làm việc từ xa hay chưa?
Theo bà Rita Selvaggi, Giám đốc điều hành ActivTrak: Để làm việc từ xa đạt hiệu quả, một trong những điều quan trọng nhất là khiến các cán bộ nhân viên hiểu rằng chúng ta cùng trải nghiệm phương thức này và có chung trách nhiệm với nhau.
Theo thống kê ở các quốc gia như Hoa Kỳ, số lượng người áp dụng làm việc từ xa tăng 159% tính từ năm 2005 đến 2017. Các ngành nghề áp dụng phương thức này cũng không dừng lại ở Dịch vụ khách hàng mà còn có Công nghệ thông tin, Y tế, Kinh doanh và Giáo dục. Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, làm việc từ xa cũng làm gia tăng sự hài lòng trong công việc của người dùng.
Lí do số lượng người làm việc từ xa vẫn còn hạn chế
Trong tương lai, với sự phát triển mạnh mẽ của lập trình máy tính, trí tuệ nhân tạo, máy móc và robot, nhiều công nhân công nghệ sẽ được chuyển về làm việc từ xa là điều đã được lường trước. Nhưng hiện tại, hầu hết những người làm việc từ xa đều chưa có sự rạch ròi đối với phương thức này. Theo bà Laurel Farrer, Chủ tịch Hiệp hội Công việc từ xa và Giám đốc điều hành của Công ty tư vấn phân phối, có 6 bí ẩn mà mọi người vẫn còn tò mò về công việc từ xa.
1.Công cụ và phần mềm có phải là chìa khóa để làm việc từ xa không?
Các công ty đang ngày càng tận dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa. Bộ công cụ Google, Microsoft, Slack, Zoom và Skype đều được hầu hết các doanh nghiệp cả vừa và nhỏ đưa vào sử dụng. Tuy nhiên, mỗi công cụ đều có sự khác biệt. Vấn đề ở chỗ cách các công ty áp dụng các công cụ này, cách chúng được sử dụng và tinh chỉnh để có hiệu quả cao hơn.
Ông Ian Siegel, CEO và đồng sáng lập ZipRecbeaner chia sẻ: “Thế hệ Y coi trọng mức lương, sự linh hoạt của lịch làm việc và cuối cùng là vị trí làm việc.” Do vậy, việc tối ưu các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa được xem là bức thiết trong giai đoạn này.
Dưới đây là những câu hỏi thường được các công ty áp dụng thành công phương thức làm việc từ xa đưa ra:
- Chúng tôi có cung cấp các công cụ phù hợp không?
- Làm thế nào chúng ta có thể làm tốt hơn?
- Còn vấn đề nào mà chúng tôi chưa giải quyết được?
“BẢN THÂN CÔNG NGHỆ KHÔNG PHẢI LÀ VIÊN ĐẠN BẠC MÀ CHỈ LÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ. SAU KHI ĐÃ GIẢI ĐÁP MINH BẠCH CÁC THÔNG TIN VÀ BỐI CẢNH CỦA LÀM VIỆC TỪ XA, CÁC DOANH NGHIỆP CẦN TÍCH HỢP CÁC CÔNG CỤ ĐỂ CHÚNG CÓ THỂ CÓ HIỆU QUẢ.”
Theo ông Mark Mader, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của Smartsheet
2. Quy trình kinh doanh và làm việc từ xa
Ông Mark Mader, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của Smartsheet cũng cho biết: “Một thách thức với nhân sự bình thường là không thể tối ưu hóa công việc thành lợi thế của họ. Quá trình này thường rất phức tạp, tốn thời gian và chi phí, đòi hỏi phụ thuộc nhiều vào công nghệ thông tin nên mọi người có xu hướng chọn cách làm việc cũ quen thuộc.”
Một loạt các bộ công cụ như Google, Microsoft tối ưu hóa quy trình làm việc hoặc giao tiếp của nhân viên. Tuy nhiên, nhân viên vẫn bị mắc kẹt trong quy trình làm việc cũ, như cách họ giải quyết các công việc ở văn phòng và cảm thấy thiếu tính kết nối khi sử dụng các bộ công cụ này.
3. Công cụ phù hợp
Để giải quyết mâu thuẫn này, các công ty tìm ra giải pháp là giúp nhân viên được tự do cá nhân hóa với các công cụ tối ưu hóa quy trình công việc của họ .
Ví dụ điển hình là Smartsheet, một trong những công ty cung cấp các giải pháp quản lý công việc hợp tác được cá nhân hóa. Smartsheet hiện đang được sử dụng trong 84.000 công ty tại 190 quốc gia. Đây là một giải pháp cho phép mỗi nhân viên ở mọi cấp độ tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.
Các công ty sử dụng Smartsheet cho biết họ dễ dàng lưu chuyển nhân viên sang phương thức làm việc từ xa khi cần thiết. Ngoài mục đích phục vụ kinh doanh liên tục, các tổ chức sáng tạo còn giữ được chân nhân viên nhờ làm việc từ xa.
4. Làm thể nào để một tảng quản lý công việc được cá nhân hóa thực sự đạt hiệu quả?
Đó phải là một nền tảng dễ sử dụng cho bất kỳ nhân viên nào. Tức là, họ không cần sự trợ giúp từ công nghệ thông tin hoặc bất kỳ mã hóa nào để tối ưu hóa quy trình công việc và chia sẻ kết quả công việc với người khác mà.
Mark Mader, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của Smartsheet chia sẻ về lợi ích mà một công ty nông nghiệp và công nghệ sinh học ở Bắc Carolina đạt được khi áp dụng nền tảng quản lý công việc được cá nhân hóa. Cụ thể, doanh nghiệp này đưa ra một chính sách báo cáo sự cố an toàn khi nhân viên bắt gặp bằng cách điền vào một biểu mẫu và gửi fax đến số chịu trách nhiệm. Khi quá trình này được đưa ra, số lượng sự cố an toàn được báo cáo đã tăng gấp 5 lần. Tốc độ giải quyết các sự cố an toàn đã tăng 60%. Điều thú vị của điều này là người quản lý an toàn này đã không phải dựa vào công nghệ thông tin để kích hoạt quy trình đó.
5. Xây dựng một tổ chức sáng tạo bao gồm làm việc từ xa
Trong thời đại đổi mới của chúng ta, hầu hết các tổ chức nhận ra sự cần thiết phải đổi mới, bởi sự đổi mới thường rất quan trọng trong việc có thể duy trì sự cạnh tranh lâu dài trên thị trường. Đổi mới không chỉ có nghĩa là đổi mới công nghệ. Nó có thể là đổi mới văn hóa công ty, đổi mới quy trình, đổi mới quản lý, đổi mới dữ liệu và nhiều hơn nữa.
Trong một nghiên cứu của Gallup, tính linh hoạt trong công việc thu hút nhân viên từ xa và thúc đẩy hiệu suất. Những nhân viên này có thể trở thành nhân viên sáng tạo. Chính những nhân viên này là nhân tố thúc đẩy ngược lại sự đổi mới của tổ chức.
6. Xây dựng văn hóa lành mạnh trong công ty bao gồm làm việc từ xa
Theo Deloitte, sự tham gia của nhân viên góp phần vào sự phát triển văn hóa lành mạnh của công ty và ngược lại. Với sự sáng tạo đổi mới trong phương thức làm việc, các nhân sự càng có thêm động lực làm việc, từ đó xây dựng văn hóa phát triển lành mạnh trong công ty.
Làm việc từ xa tạo ra những cơ hội việc làm trong tương lai
Trong thời đại đổi mới với sự tham gia lao động chủ đạo của thế hệ Y, làm việc từ xa bắt đầu giống như một cơ hội lớn. Làm việc từ xa cho phép mỗi nhân viên tối ưu hóa và sáng tạo quy trình hàng ngày với các công cụ phù hợp. Nếu các công ty sẵn sàng thử làm việc từ xa, thì yếu tố bắt buộc là việc trao quyền cho nhân viên. Điều này bao gồm triển khai các công cụ phù hợp, thiết lập các quy trình phù hợp và tích hợp tính toàn diện vào tổ chức. Đổi lại, các công ty có thể được chuyển đổi thành các tổ chức sáng
————***————
