Dịch bệnh COVID-19 đã khiến gần như toàn bộ các doanh nghiệp phải hoạt động từ xa, và khiến các nhân sự trong doanh nghiệp phải làm việc trong trạng thái WFH (Work From Home) – làm việc tại nhà.
Điều này là một thách thức rất lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp, và nhất là các startup. Đối với các startup, việc làm việc đối với các công cụ công nghệ (Trello, Asana, Teams, Zoom,…) không phải quá xa lạ, kể cả lúc không có dịch. Tuy nhiên, yếu tố ảnh hưởng lớn nhất khi WFH là vấn đề giao tiếp nội bộ và giao việc. Nếu như khi làm việc ở môi trường bình thường, mọi người làm việc cùng nhau 10-12h/ngày. Việc tiếp xúc liên tục, cường độ cao giúp cho việc trao đổi được thông suốt và mọi người hiểu nhau tốt hơn. Thì với môi trường WFH, việc trao đổi bị tắc nghẽn và ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố như môi trường xung quanh (tiếng ồn, mùi, không gian làm việc,..) hay tâm lý khi làm việc. Đặc biệt, khi thời điểm dịch bệnh ngày càng căng thẳng, tâm lý chán nản trong công việc cũng xảy ra nhiều.
Để giải quyết vấn đề này, các nhà sáng lập startup cần phải có cách giao tiếp trong nội bộ và cách giao việc sáng tạo hơn và hiệu quả hơn. Không thể áp cách thức như bình thường khi chưa có dịch bệnh và đòi hỏi một kết quả công việc tương tự. Một trong những cách thức mà tôi gợi ý như sau:
- Có những buổi tương tác “non-working” nhiều hơn. Nếu như ở môi trường công việc thông thường, những thời điểm ăn trưa, nghỉ trưa cùng nhau. Hay đôi lúc có dăm ba câu chuyện chuyện phiếm khiến cho không khí làm việc bớt căng thẳng hơn. Thì với môi trường làm việc WFH, dường như mất hẳn những khoảng thời gian đó. Một số buổi tương tác “non-working” có thể đưa ra là: buổi chia sẻ về một chủ đề hữu ích hàng tuần từ các thành viên trong công ty, hay có thể là buổi cùng nhau ăn trưa qua màn hình online. Hoặc là tổ chức một trò chơi mà mọi người có thể cùng nhau tương tác online.
- Luôn có buổi “review” 360 hàng tuần để mọi người có thể chia sẻ nỗi lòng, cũng như hiểu nhau hơn. Và có một cách làm việc, hợp tác, trao đổi hiệu quả hơn. Ở những buổi “review” này, chúng ta sẽ không “review” kết quả công việc mà chúng ta “review” cách chúng ta làm việc, giao tiếp và tương tác với nhau. Và luôn ở tinh thần cởi mở, tôn trọng ý kiến của nhau, tránh gay gắt.
- Công việc cần được giao rất chi tiết và cụ thể, theo đúng tinh thần “Agile mindset”. Đó là mô tả công việc cụ thể (Why, How, What), có định nghĩa hoàn thành công việc rõ ràng. Có thứ tự ưu tiên so với các việc khác. Và có thời hạn hoàn thành cụ thể. Khi đó, các nhân sự chịu trách nhiệm đối với công việc đó sẽ dễ dàng triển khai công việc một cách hiệu quả nhất. Và quan trọng là các thông tin của công việc nên được gắn lên các công cụ quản lý công việc như Trello, Jira, Asana,… để giúp minh bạch hóa thông tin đối với tất cả các nhân sự trong công ty.
Chắn chắn sẽ còn nhiều cách thức khác để giúp ta giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả hơn. Nhưng một điều có thể chắc chắn ở thời điểm này là chúng ta cần có sự thấu hiểu và cảm thông lẫn nhau, cũng như làm rõ và chi tiết các thông tin trong khi trao đổi để có được sự phối hợp tốt nhất.
————***————
