Tập hợp một đội ngũ thiết kế, lập trình viên, kỹ sư, truyền thông và nhân viên bán hàng xuất sắc, và bạn nhận được gì? Cuối cùng bạn cũng sẽ bị căng thẳng với deadline bị bỏ lỡ, mâu thuẫn trong giao tiếp và hàng núi nỗ lực bị trùng lặp, trừ khi bạn thêm quản lý dự án vào bức tranh của mình.
Khi các dự án bị quản lý sai thành sản phẩm thực, kết quả có thể là một thảm họa. Thảm họa gần đây tại một trường tiểu học Dân chủ ở bang Iowa bắt nguồn từ một ứng dụng bị lỗi. Một phần công nghệ đơn giản cần tăng tốc báo cáo chính xác đã tạo ra 10 vấn đề nơi trước đây chỉ tồn tại có một.
Để tạo điều kiện quản lý dự án tốt hơn trong doanh nghiệp của mình, bạn cần có các quy trình, chính sách và công cụ phù hợp để giúp các nhóm quản lý công việc và kết nối với nhau. Nếu không có chiến thuật hợp tác thông minh, bạn sẽ khó có thể khai thác hết được tiềm năng của các bản kế hoạch.
Nhưng có một vài cách để cải thiện quản lý dự án của bạn và tránh thảm họa.
Sơ đồ quy trình làm việc một cách chi tiết
Bạn không thể quản lý một dự án nếu bạn không biết phạm vi của dự án, nhiệm vụ các thành viên trong team, mục tiêu hướng đến của dự án đó. Sơ đồ quy trình làm việc cung cấp kế hoạch chi tiết cách dự án của bạn sẽ phát triển theo thời gian. Lời khuyên đến từ Gravity Flow – công ty tự động hóa quy trình làm việc đó là bạn nên bắt đầu với những quy trình có nút thắt rõ ràng hoặc quy trình đang hoạt động kém.
Bản đồ không thể hướng dẫn những người không đọc nó, vì vậy hãy theo dõi kỹ càng sơ đồ sau khi bạn thiết lập quy trình làm việc. Tạo một trang thị giác trực quan để hướng dẫn người dùng thông qua các quy trình. Nếu có thể, hãy xây dựng quy trình làm việc vào phần mềm quản lý dự án của bạn dưới dạng mẫu để mọi người có thể quản lý công việc của họ nhanh chóng và dễ dàng và cho mọi người biết tình trạng công việc của mình.
Xác định và theo dõi các mốc quan trọng của dự án
Clarizen – một nhà cung cấp giải pháp quản lý công việc cho các doanh nghiệp, khuyên các công ty nên theo dõi việc hoàn thành các nhiệm vụ chính trong quy trình làm việc, thời điểm đưa ra các quyết định quan trọng, phân công công việc ban đầu và hoàn thành việc thử nghiệm. Thiết lập các mốc quan trọng cho các dự án của bạn trước thời hạn để bạn biết khi nào bạn đang đi đúng hướng – và khi có sự cố xảy ra.
Ngoài các yếu tố mà Clarizen khuyến nghị, hãy theo dõi ngân sách và thu thập dữ liệu của bạn. Bạn nên biết bạn dự định chi bao nhiêu tiền cho các phần khác nhau của dự án và bạn muốn thu thập bao nhiêu dữ liệu theo một số lượng nhất định. Bạn càng biết trước thời hạn, bạn càng dễ dàng xác định các vấn đề và sửa chữa chúng trước khi các vấn đề nhỏ biến thành thách thức lớn.
Chuẩn bị các công cụ tốt cho quy trình hoạt động của dự án
Mỗi doanh nghiệp cần một công cụ quản lý dự án tốt. Ngay cả khi nhóm của bạn làm việc tốt với nhau, sẽ xuất hiện những thời điểm xảy ra tranh cãi về việc ai nên làm gì và khi nào. Khi công ty của bạn phát triển, sẽ có người tham gia và rời đi, và những kiến thức từng được đào tạo sẽ lạc trong quá khứ. Tốt hơn là thiết lập một quy trình quản lý dự án ngay bây giờ hơn là gieo hạt giống của sự rối loạn không thể tránh khỏi.
Nếu bạn không có một công cụ quản lý dự án hoặc cần một công cụ mới, hãy xem xét một số thứ như Teamwork, một nền tảng quản lý công việc và cộng tác. Tìm một công cụ cho phép bạn theo dõi những dự án bạn đang thực hiện và cấp quyền cho phép mọi người tham gia. Hợp tác dễ dàng hơn nhiều khi bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng hiểu được bối cảnh của từng dự án với sự giao tiếp liền mạch.
Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Cách thực hiện quản lý dự án tốt nhất và các dự án tốt nhất có chung một đặc điểm: tính linh hoạt. Liên tục đánh giá hiệu quả của các công cụ và cách thức quản lý dự án của bạn và điều chỉnh khi cần thiết.
Lắng nghe các thành viên trong nhóm của bạn và dựa vào những ý kiến từ họ để giữ cho các quy trình của bạn được sắp xếp hợp lý nhất có thể. Một điều gì đó nghe có vẻ hợp lý với bạn có thể lại không hiệu quả họ. Hãy nhớ rằng, họ là những người làm công việc hàng ngày. Nếu bạn không chắc chắn về lựa chọn tốt nhất giữa hai lựa chọn, hãy thử kiểm tra A / B với hai nhóm khác nhau để xem cái nào tốt hơn.
Khi bạn làm việc với nhóm của mình để cải thiện sự hợp tác và giao tiếp, đừng sợ để chọn lựa hoặc thay đổi các quy trình mà bạn cho là tuyệt vời trước đó. Bạn có thể thêm các bước cần thiết và có thể loại trừ các bước không hợp lý, nhưng cốt lõi của chiến lược quản lý dự án của bạn chắc chắn phải nhất quán.
**********
Xem bài viết gốc tại đây
Tìm hiểu thêm về cộng đồng Táo Khởi Nghiệp tại đây
Tìm hiểu về các dịch vụ mà Táo Khởi Nghiệp cung cấp tại đây.
————***————
